MICROSOFT ACCES
MICROSOFT ACCESS 2007 merupakan aplikasi pengolah database yang lebih user
friendlydibandingkan dengan versi sebelumnya. Inovasi tampilan menu terjadi
secara signifikan pada versi 2007 ini. Sudah lama pihak Microsoft tidak
melakukan perubahan inovatif pada jenis tampilan menu. Namun sejak versi 2007
ini Microsoft mulai mengukuhkan standar baru dalam menampilkan menu suatu
program terapan milik perusahaannya. Inovasi baru tersebut dikenal dengan
istilah “Ribbon”. Ribbon merupakan daerah di bawah Title Bar yang digunakan
untuk menampilkan tab dan menu perintah yang terdapat dalam tab tersebut. Dalam
tiap tab terdiri dari kelompok-kelompok menu perintah berdasarkan kesamaan
fungsinya, disebut dengan istilah “group”. Dengan demikian access 2007
tidak lagi dikuasai “kaum Barbar’” (menu bar, Toolbar Formatting,
dll).
Adapun
icon perintah yang terdapa di tab Home dikelompokkan menjadi 7 group: (1)
Views, (2) Clipboard, (3) Font (4) Rich Text, (5) Record, (6 ) Short &
Filter, dan (7) Find.
1. Group Views
Group
Views terdiri dari sejumlah icon perintah yang digunakan untuk memilih jenis
tampilan data.
1.
Datasheet
View: digunakan untuk menampilkan
data dalam bentuk standar. Dalam bentuk tampilan ini data ditampilkan sesuai
nama field yang sudah didesain pada tahap awal pembuatan database. Dalam bentuk
seperti ini tampilan mirip dengan tampilan lembar kerja di Excel.
2.
PivotTable
View: digunakan untuk menampilkan
database dalam bentuk kompilasi, dimana pada tampilan ini hanya memungkinkan
untuk menampilkan nama field data saja. Saat diperlukan, user hanya perlu
meng-klik salah satu field yang diinginkan, maka deretan data akan ditampilkan.
3.
Pivot
Chart View: digunakan untuk menampilkan
data ke dalam bentuk diagram, untuk data yang berkaitan dengan perhitungan
angka yang dimanipulasi melalui Query.
Design
View: digunakan untuk tampilan data
yang memungkinkan user untuk merancang field serta mengatur tipe data pada
setiap field. Pada tampilan jenis ini nama field disusun secara vertikal,
sedang di sebelah kanannya berisi tabel yang digunakan untuk memilih tipe data
tertentu pada setiap nama field di sebelah kirinya.
2. Group Clipboard
Umumnya
icon perintah di group Clipboard ini berfungsi untuk mengolah seputar papan
klip. Secara awam, setiap data yang di-cut dan di-copy akan tersimpan di dalam
Random Access Memory (RAM). Tak sekedar urusan copy-paste. Group ini juga
menyediakan fasilitas bagi user yang memungkinkannya untuk memilih data
tertentu yang ingin di-paste atau ditempel. Bahkan user diberi peluang untuk
mem-paste bagian intisari data, sedang atribut format tidak akan disertakan ke
dalam tempelannya.
3. Group Font
Icon
perintah di group Font secara umum digunakan untuk mengatur format huruf dalam
suatu database aktif. Format yang dimaksud, seperti masalah jenis huruf, ukuran
huruf, ketebalan huruf, perataan teks, dll.
Sedangkan
perintah-perintah yang terdapat di group Font ini adalah:
1.
Font: digunakan untuk memilih jenis huruf.
Pilih data dalam datasheet, klik menu ini, dan pilih salah satu jenis huruf
yang tersedia. Namun yang perlu dicatat bahwa janis huruf yang dipilih
hendaknya jenis huruf yang mudah untuk dibaca, mengingat ini bukanlah desain
undangan pernikahan yang lebih mementingkan artistik dan estetik. Database
umumnya identik dengan sesuatu yang formal yang menuntut untuk disinkronisasi
dengan nuansa tersebut. Pilih jenis huruf yang bagus, mudah dibaca, namun tanpa
mengurangi kesan formal.
2. Font
Size: digunakan untuk
memilih mengatur ukuran huruf. Dalam urusan database mungkin merasa perlu untuk
mengklasifikasikan data tertentu. Salah satunya dapat dilakukan dengan mengubah
ukuran huruf terhadap database.
3. Bold: digunakan untuk menebalkan teks terpilih
dalam database. Ketebalan huruf juga bisa menjadi sebuah klasifikasi.
Sekelompok data yang diset dengan huruf tebal dianggap sebagai kelompok data
dengan kriteria yang sama.
4. Italic: digunakan untuk memiringkan huruf. Dalam
aspek kebahasaan, tulisan yang diformat miring dapat memiliki arti penekanan
atau sebagai kata asing yang belum banyak dikenal kalangan. Mungkin tak jauh
berbeda dengan dunia database. Data yang diset miring bisa memiliki maksud
tertentu, misal, sebagai tanda atau mark, atau mungkin memiliki arti penekanan
terhadap kriteria tertentu.
5.
Underline: digunakan untuk memberi tanda garis
bawah pada data terpilih. Pilih data yang diinginkan, klik kiri icon ini, maka
data terpilih akan tergaris-bawahi.
6.
Align
Text Left: digunakan untuk
mengatur teks rata kiri.
7.
Align
Center: digunakan untuk
mengatur teks rata tengah.
8. Align
Text Right: digunakan untuk
mengatur teks rata kanan
9. Font
Color: digunakan untuk
mengatur warna huruf
10. Gridlines: digunakan untuk mengatur garis grid di
bagian tepi kotak data. Disini user diberi peluang untuk memilih salah satu
jenis garis tepi kotak data, meskipun secara default, datasheet sudah memiliki
gridlines semu untuk memisah antar kotak data, namun user bisa memberikan garis
tepi yang kontas untuk semakin mempertegas klasifikasi data secara manual.
Alternatif Fill/Back Color: digunakan untuk mengatur serta memilih warna latar setiap
cell data. Secara standar, suatu datasheet sudah memiliki back color dengan
warna yang bersusun secara periodik, untuk kemudahan klasifikasi data. Namun
bagi user yang punya kemauan lebih dari sekedar standar, disini jalan menuju
kustomisasi memang terbuka lebar.
4. Record
Perintah-perintah
di group Records ini digunakan untuk pengaturan seputar isian data yang
terdapat dalam datasheet. Icon perintah yang terdapat dalam group ini adalah:
1.
Refresh
All: digunakan untuk
menata-ulang susunan data. Perintah ini sangat berguna dalam suatu database
yang berasal dari data eksternal, misal data sinkronisasi, data dari database
di internet, bila terjadi perubahan pada data asal (misal ada penambahan
ataupengurangan record), maka di data hasil import tidak ikut berubah. Untuk
mengetahui ada-tidaknya perubahan di data asal, maka klik icon Refresh ini,
maka semua perubahan di data eksternal akan diterapkan di data import.
2.
New: digunakan untuk memasukkan record baru.
Tanpa icon ini, user bisa menambahkan record baru dengan cara mengaktifkan cell
di paling kahir datasheet. namun dengan icon New tersebut, user tidak perlu
menggeser scroll ke bawah atau bahkan menekan tombol panah ke bawah di saat
terdiri dari ribuan record yang melelahkan. Cukup klik icon ini, maka secara
otomatis cell di paling akhir datasheet akan siap untuk diisi dengan record
baru.
3.
Save: digunakan untuk menyimpan record dari
datasheet yang sedang aktif.
4. Delete: digunakan untuk menghapus record dari
data yang terpilih.
5. Total: digunakan untuk menjumlah record yang
terdapat dalam datasheet aktif.
6. Spelling: digunakan untuk mengecek ejaan kata dari
suatu data.
More: berisi menu-menu
yang mendukung pengaturan datasheet, seperti mengubah ukuran datasheet, dll.
5. Group Short & Filter
Perintah-perintah
yang terdapat di Group Short & Filter ini digunakan untuk keperluan
penyortiran serta penyaringan data. Perintah-perintah yang terdapat di group
ini adalah:
1.
Ascending: digunakan untuk mengurut data
berdasarkan urutan abjad dari A-Z. Pilih data yang diinginkan, kemudian klik
perintah ini, maka data akan tersusun berdasarkan urutan abjad dari A sampai Z.
2.
Descending: digunakan untuk mengurut data
berdasarkan urutan abjad dari Z sampai A. Disini merupakan fungsi kebalikan
dari Short Ascending.
3.
Clear
All Short: digunakan untuk
membersihkan semua kriteria penyortiran, disini susunan data akan kembali
seperti sedia kala, sebelum dilakukan penyortiran.
4. Filter: digunakan untuk menyaring data sesuai
dengan kriteria tertentu.
5.
Selection: digunakan untuk memilih tampilan data
yang sesuai dengan data terpilih saja. Aktifkan suatu data, klik icon Selection
ini, data yang ditampilkan hanya yang berdasarkan data terpilih saja.
6. Advanced: digunakan untuk memilih pengaturan
lanjutan yang berkaitan dengan masalah penyaringan data.
Toggle Filter: digunakan untuk menerapkan semua pengaturan penyaringan
data.
1. Memulai Acces 2007
Untuk memulai Access 2007 dengan menggunakan tombol start menu, ikuti langkah berikut :
1. Klik Start.
2. Klik All Programs.
3. Klik Microsoft Office → Microsoft Access 2007.
Kemudian akan muncul seperti gambar dibawah ini :
Pada bagian kiri terdapat Template Categories yang berisi bermacam-macam template yang nantinya akan digunakan untuk membuat database, seperti :
§ Featuring : Menampilkan menu-menu template pada bagian tengah, seperti pada gambar diatas
§ Local Templates : Menampilkan beberapa template yang telah disediakan oleh Windows SharePoint Service.
§ Bussines
§ Personal
§ Sample
§ Education
2. Fungsi Icon pada Tab Create
Tab Create secara
umum digunakan untuk pembuatan objek baru dan atribut yang dibutuhkan dalam
suatu database. Dengan tab Create, user bisa membuat tabel baru serta atribut
pendukungnya, yang nantinya akan digunakan untuk memasukkan record baru. Dua
hal yang paling inti dalam sebuah database adalah form (formulir) dan report
(laporan). Kedua hal itu bisa dibuat dengan memanfaatkan fungsi icon yang
terdapat di tab Create ini.
Satu
hal sebagai tambahan, user bisa membuat serta meng-custom perintah yang
nantinya bisa dieksekusi oleh komputer. Ini dilakukan dengan memanfaatkan icon
yang terdapat di group Other.
Tab
Create terdiri dari empat group perintah. Yaitu: (1) Tables, (2) Forms,
(3) Report, dan (4) Other. Semuanya akan dijelaskan pada
bahasan berikut ini.
1. Group Tables
Group
Tables terdiri dari 5 icon perintah: Table, Table Templates, SharePoint
Lists, dan Table Design.
Icon
perintah Table digunakan untuk membuat tabel database baru. Selanjutnya user
pada tabel kosong baru. Hal pertama mengisi tabel tersebut dengan record, user
perlu memberi nama field (judul tabel di sebelah atas). Untuk memberi nama pada
tiap field, klik dua kali field yang diinginkan. Adapun field yang tidak
diinginkan, cukup kosongi saja, maka secara otomatis field kosong tersebut akan
terhapus oleh sistem.
Sedangkan
icon Table Templates digunakan untuk membuat tabel database baru berdasarkan
contoh-contoh yang sudah tersedia di MS Access 2007. Dengan menggunakan icon
perintah ini user mendapatkan kemudahan dalam pembuatan database. User tinggal
memilih salah satu contoh yang telah tersedia. Kemudian user hanya perlu
melakukan kustomisasi seperlunya.
Icon
Sharepoint Lists digunakan untuk membuat daftar titik penyimpanan data yang
sedang dibuat. Adapun
icon Table Design digunakan untuk digunakan untuk merancang tabel yang
dibutuhkan dalam suatu database. Icon ini merupakan pengaturan tingkat lanjut
dari icon Table. Dengan icon Table Design, user bisa mengatur atribut table
dari database aktif sehingga setiap field bisa diset dengan tipe data tertentu.
2. Group Form
Group
Form terdiri dari 7 icon perintah: Form, Split Form, Multiple Items, PivotChat,
Blank Form, More Form, dan Form Design.
1.
Icon Form digunakan
untuk membuat formulir database baru.
2.
Split Form digunakan
untuk suatu formulir sehingga menjadi dua formulir yang berbeda.
3. Multiple Items
digunakan untuk membuat form yang bisa menampilkan isi database yang telah
dimasukkan.
4.
PivotChat digunakan
untuk membuat grafik berdasarkan suatu database.
5. Blank Form digunakan
untuk membuat formulir yang kosong sehingga user bisa mendesain sendiri suatu
formulir yang diinginkan.
6. More Form digunakan
untuk digunakan untuk menampilkan daftar perintah yang diguakan untuk memilih
daftar form lainnya.
7.
Form Design digunakan
untuk mendesain form sesuai dengan keinginan user
3. Group Reports
Group
Reports secara umum digunakan untuk pembuatan laporan (report), terdiri dari 5
icon perintah: Report, Labels, Blank Repot, Report Wizard, Report Design.
1.
Report digunakan untuk
membuat format laporan dalam versi standar MS Access 2007
2.
Labels digunakan untuk
membuat label dari database yang sedang aktif.
3. Blank Report digunakan
untuk membuat format laporan yang kosong sehingga user bisa membuat format
laporan yang diinginkan.
4.
Report Wizard
digunakan untuk membuat format laporan berdasarkan tuntunan yang disediakan
dalam MS Access 2007.
5.
Report Design digunakan
untuk merancang format laporan sesuai dengan keinginan user.
4. Group Other
Group
Other terdiri dari 3 icon: Query Wizard, New object: Query, dan Macro.
1.
Query Wizard, digunakan
untuk membuat query berdasarkan tuntunan yang disediakan dalam MS Access 2007
sehingga user bisa dengan mudah dalam membuat sebuah query
2.
New Object: Query
digunakan untuk membuat query baru sesuai dengan keinginan pengguna.
3.
Macro digunakan untuk
membuat objek macro, merupakan tool yang digunakan untuk membuat perintah
tertentu pada sebuah database.
3. Mengenal Element Dasar
Access
Office Button
Berisi Backstage yang bersi beberapa pilihan perintah untuk mengelola database. Fasilitas ini hampir sama pada seluruh program Microsoft Office 2007.
Dapat Anda lihat dari gambar diatas, terdapat beberapa TaksPane seperti :
1.
New : Untuk membuat sebuah database baru.
2.
Open : Untuk membuka database yang pernah Anda buat sebelumya.
3.
Save : Untuk menyimpan secara langsung database anda.
4.
Save As : Untuk menyimpan database Anda menjadi berbagai format database lainnya/versi Microsoft Access sebelumnya (2000, 2003 dan 2007)atau bisa juga dalam bentuk PDF/XPS jika Anda telah mempunyai add-ins nya .
5.
Print : Fasilitas untuk mencetak database yang telah Anda buat. Terdapat tiga pilihan yakni Print (mencetak dengan sebelumnya menentukan properti-properti printer dan halaman yang akan dicetak),
Quick Print mencetak database secara langsung tanpa melakukan perubahan property
properti pada printer dan Print Preview untuk mengatur sebelum database dicetak.
6. Manage : Ini merupakan fasilitas untuk mengatur database yang telah kita buat.
Terdapat tiga pilihan : Compact and Repair Database untuk melakukan maintenance atau juga merepair , Back Up Database fasilitas untuk membackup database untuk mencegah terjadinya kehilangan.data, Database Properties (dari fasilitas ini akan memunculkan kotak dialog yang dimana anda dapat menentukan properties pada database yang sedang anda buat).
7.
Email : Fasilitas ini memudahkan anda dalam mengirimkan database melalui email.
8.
Publish :Fasilitas ini digunakan setelah database yang anda buat telah selesai atau final. Terdapat dua pilihan didalamnya Document Management Server, (Anda dapat menaruh document/database ini di server sehingga dapat dengan mudah untuk diakses maupun dibagi ke
user lainnya), Package and Sign (ini digunakan untuk memberikan digital signature pada package database yang telah Anda buat).
9.
Close Database : Untuk keluar dari database.
Selain dari berbagai pilihan diatas juga ada dua tombol lagi di bawahnya yakni Access Options dan Exit Access. Access Options berisi pilahan-pilahan yang
sebenarnya mirip dengan program Office Options yang lainnya.
4. Quick Access Toolbar
Sama seperti program Office 2007 yang lainnya, pada Access 2007 juga menyediakan Quick Access Toolbar yang dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan kita.
Cara untuk menambahkan command pada Quick Access Toolbar seperti berikut :
1.
Klik tombol panah kebawah.
2.
Klik More Commands, untuk menampilkan seluruh command bisa dengan memilih All Commands pada menu drop down Choose commands from.
3.
Selanjutnya pilih Command yang akan digunakan dan klik Add.
4.
Klik OK.
5.
Untuk mengembalikan ke awal lagi, gunakan Reset.
1. Ribbon
Element ini merupakan interface baru yang ditawarkan dalam Microsoft Office 2007. Element ini semakin mempermudah user dalam mengolah/mengedit
data. Pada Access 2007 terdapat empat tab yakni Home, Create, External Data dan Database Tools.
Pada tab Home terdiri dari tujuh group :
1. Views: Group ini memudahkan pengguna dalam melihat/mengedit Database-nya. Terdapat beberapa pilihan yang berbeda-beda tergantung dengan objek Database
yang dipilih atau yang sedang dikerjakan.
2. Clipboard : Berisi perintah-perintah dasar seperti Cut, Copy, Paste dan Format.
3.
Font : Berisi pengaturan-pengaturan jenis huruf, ukuran, warna, perataan dan sebagainya.
4. Rich Text : Berisi kumpulan untuk memperkaya format teks, seperti pengaturan paragraph, Indentasi, Bullet and Numbering.
5.
Record : Berisi perintah-perintah untuk pengolahan record.
6.
Sort & Filter : Group ini sering digunakan karena berisi perintah untuk melakukan penyaringan atau juga mengurutkan data berdasarkan kriteria tertentu.
7.
Find : Untuk berisi perintah untuk mencari dan juga dapat mengganti data yang Anda cari dengan data yang lain.
Pada tab Create terdiri dari empat group :
1. Tables : Untuk membuat tabel data atau juga menentukan tipe tabel yang akan kita buat.
2. Forms : Form merupakan Input bagi user ketika ingin memasukan data baru. Di tab ini terdapat berbagai pilihan pengaturan form.
3. Reports : Atau laporan, penyajian akhir dalam bentuk laporan data-data. Anda dapat membuat dan mengatur seperti apa report yang akan Anda gunakan.
4. Other : Di group ini terdapat dua pilihan utama untuk pembuatan Query dan Macro. Keduanya akan kita bahas tersendiri pada bab berikutnya.
Pada tab External Data juga terdiri dari empat group :
1. Import : Fasilitas ini dapat Anda gunakan ketika ingin memasukan document lain dalam database anda.
2. Export : Kebailikan dari import, Anda dapat mengexport database yang telah Anda buat ke program aplikasi lain.
3.
Collect Data : Berhubungan dengan pengiriman database melalui E-mail.
4. SharePoint List : Dalam group ini kita dapat melakukan sinkronisasi database dengan SharePoint
Pada tab Database Tools terdiri dari lima group
1. Macro : Berisi rangkain perintah berupa aksi yang dapat dilaksanakan secara otomatis. Di group ini kita dapat menggunakan Visual Basic dalam pembuatan perintahnya.
2. Show/Hide : Berisi pembuatan Relationships (hubungan antar tabel) dan juga perintah lainnya.
3. Analyze : Anda juga dapat menganalisa performa dari database yang Anda buat pada group ini dan juga menganalisa keefektifan penggunaan tabel.
4. Move Data : Database yang telah Anda buat dapat digunakan (move) menjadi SQL Server atau Database Access. Tentunya dalam mengubah database Anda menjadi SQL Server dibutuhkan Program SQL Server pada komputer kita.
5. Database Tools : Salah satu fitur advance yang ada pada Access 2007 seperti kita dapat memberikan melakukan enkripsi database dengan menggunakan
password dan juga fitur-fitur advance lainnya.
Selain tab diatas masih ada beberapa tab tambahan (Extra Tab). Tab ini akan muncul jika Anda sedang membuat sebuah tabel, form atau report. Pada pembuatan tabel
pasti akan muncul tab Tabel Tools Datasheet seperti gambar dibawah :
2. Ribbon Datasheet
Help
Menu Help akan memberikan informasi atau penjelasan singkat mengenai setiap masalah yang ditemukan ketika bekerja dengan Access 2007.Fasilitas
ini akan lebih efektif jika komputer kita terkoneksi dengan internet.Untuk menggunakan menu ini ada dua cara :
1.
Dengan menekan tombol F1 pada keyboard.
2.
Dengan mengklik icon
” ? ” pada pojok kanan atas dibawah tombol Close.
Objek Database
Objek database merupakan tempat objek-objek (bisa berupa Table, Form, Report, Query atau yang lainnya). Kesatuan objek atau komponen ini akan membentuk database. Dalam penggunaannya, pada Microsoft Access versi sebelumnya juga telah mencantumkan elemen ini. Elemen ini mempermudah Anda dalam
mengelola/mengedit objek-objek dari database.
5. TEORI DASAR
Pengertian Tabel , Field dan record
Sepert
i kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dar i beberapa tabel yang terintegrasi
menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan. Tabel
merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah
sebagai berikut :
Jadi
yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan
record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.
1. Membuat databases
1.
Buka aplikasi Microsoft Access
2.
Klik File New
3.
Pilih Blank Database
4.
Create nama file database
Setelah
anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau
menekan tombol enter.
2. Membuat Tabel
Untuk
membuat tabel ada 3 cara yaitu:
1.
Create table in design view
2.
Create table by using wizard
3.
Create table bya entering data
Pada
saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create
table in
3. Design View.
Langkah-
langkahnya sebagai berikut :
1.
Tampilan awal create table in design view
2.
Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela untuk mengisikan
f ield dan type data
3.
Masukan nama-nama f ield beserta type datanya2
4.
Setelah itu kl ik close pada pojok kanan atas
5.
Klik yes, lalu ber i nama tabel (contoh:daf tar) kemudian kl ik OK
6.
Nama dari hasi l pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces
Setelah
tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap tabel
tersebut selanjutnya.
Barbagai
macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai ber ikut :
1.
Text : Merupakan t ipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan
Numeric).Panjang maksimumnya 255.
2.
Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.
3.
Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang
maksimumnya 8 karakter.
4.
Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
5.
Cur rency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.
6.
AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul
secara otomatis dan nilainya t idak dapat diubah.
7.
Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .
8.
OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan
sebagainya.
9.
Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text
.Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
10.
Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau
Combo Box.
4.Menambah Field
1.
Buka file Pi lih Table
2.
Pilih Design View
3.
Blok field yang akan disisipi ( klik sebelah kiri nama field )
4.
Klik insert rows
5.
Tuliskan fields baru
6.
Kemudian klik close dan Save OK
5. Menghapus Field
1.
Buka file Pi lih Table
2.
Pilih Design View
3.
Blok field yang akan dihapus
4.
Klik edit delete
5.
Tuliskan fields baru
6.
Kemudian klik close dan Save OK
6. Merubah Field
1.
Buka file Pilih Table
2.
Pil ih Design View
3.
Rubah field
4.
Kemudian kl ik close dan Save OK
7. KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY
Kunci
primer adalah sebuah field yang bersifat unik, dimana data dari field tersebut
tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara record / data
yang satu dengan yang lain, sepert i NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa
dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk
membedakan diber ikan f ield yang bersifat unik.
- Cara membuat primary key
Untuk
menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut
ini:
1.
Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2.
Klik tombol toolbar Design.
3.
Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key
4.
Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.
8. INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA
Prosedur
yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :
1.
Pada jendela database pilih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda
masukan.
2.
Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :
a.
Tekan Tombol icon Open pada area ker ja kemudian Tekan tombol enter
b.
Klik Ganda pada nama tabel
c.
Klik kanan pada nama tabel dan pi lih perintah open dari menu yang tampil.
3.
Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampil
jendela data Sheet dari tabel yang masih kosong
4.
Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang telah Anda
buat pada jendela desain View.
9. Menghapus Record
Anda
dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet
view.
Prosedur
yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1.
Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan
salah satu perintah berikut :
a.
Pilih perintah Delete dari menu Edit.
Tekan
tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,
b.
Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
c.
Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil
pilih perintah delete Record.
2.
Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak
Konfirmasi pilih Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan
tombol No apabila ingin membatalkan proses penghapusan.
10.QUERIES
Cara membuat Queries
Sebelum
memulai kegiatan ini , sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari query.
Query
bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang
ada.
Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matematik ( * , / , +, – dl l )
Cara
membuat query ada 2 yaitu:
1.
Create quey in design view
2.
Create query by using wizard.
Pada
saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama yaitu Create
query in design view.
Langkah-langkahnya
sebagai berikut :
1.
Klik Queries pada bagian objects
2.
Klik 2 x Create query in Design view sama seperti membuat table.
3.
Pilih nama table dalam daftar Show Table kemudian klik Add.
4.
Klik 2 x nama field yang ada pada tabel daftar sehingga nama-nama f ield
tersebut tersimpan dalam daftar queries seperti pada gambar diatas.
5.
Masukkan rumus pada field yang diinginkan
Contoh
Rumus Jumlah nilai :
([PPKn]+[Bah.ind]+[Matemt
]+[Bhs.ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .
6.
Kemudian klik tombol close pada sudut kanan atas
11. FORM
Form
adalah suatu interfase /tatap muka yang dapat membantu pengguna atau operator
dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang disediakan
oleh microsof t Access adalah Form.
- Cara membuat form ada 2 yaitu:
1.
Create form in design view
2.
Create for rm by using wizard
Pada
saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan Create form by
using
wizard. Langkah-langkahnya:
1.
Klik Form pada Objects
2.
Klik 2 x Create form by using wizard akan tampil form wizard
3.
Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua field
Available field ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4.
Kemudian klik next
5.
Kemudian klik next sekali lagi
6.
Pada tampilan berikutnya Anda dapat memilih diantara beberapa alternatif untuk
dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memilih stone
7.
Kemudian klik next
8.
Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daf tar )
9.
Kemudian Klik Finish
- Memberi judul form
1.
Klik nama form
2.
Pil ih design
3.
Drag baris antara form header dan detail
4.
Maka akan terbuat kolom baru antara form header dan detail
5.
Klik label pada toolbar option
6.
Klik daerah kolom baru antara form header dan detail
7.
Tuliskan judul yang di inginkan
8.
Klik close, save OK
12. REPORT / LAPORAN
Report
/ Laporan
Laporan
adalah hasil dari proses input data yang telah di lakukan yang berupa
informasi
yang mudah dimengert i oleh orang lain, biasanya laporan nantinya dicetak dalam
bentuk print out ( lembaran kertas )
Untuk membuat
laporan, langkah- langkahnya adalah :
1.
Klik Report pada Objects
2.
Klik 2 x Create report by using wizard akan tampil form wizard
3.
Pada Tables/Queries pilih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield
Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>
4.
Kemudian klik next , sampai ada perintah finish
5.
Klik finish
Melihat / mencetak hasi l laporan
1.
Klik report pada object
2.
Klik 2 kali pada nama report
3.
Akan tampil hasil dari report
4.
Klik file print
5.
Klik OK
1.
Pastikan ms office sudah anda install
2.
Pilih Ms access 2007
3.
Setelah anda open Ms access tadi, pilih blink database
4.
kemudian akan tampil tampilan
5.
Kemudian buka file name tadi seperti gambar di atas, akan muncul form lagi buat
folder kemudian pilih format file(mdb). karena nantinya kita akan menghubungkan
access dengan Delphi(Postingan selanjutnya). setalah sudah di pilih tinggal
klik OK
6.
Pilih Create
7.
Pilih tabe1, klik kanan pilih design view isi nama table: misalnya (club)
8.
kemudian isi table dengan berapa field yang anda inginkan, misalnya seperti ini.
9.
Di sini saya menggunakan 7 field (no, arsenal, Real Madrid, Chelsea, Barcalona,
MU, Valencia). ganti field sizenya pada field Properties sesuai Keingginan anda
10.
Klik table (club) pilih open Isi Field dengan bebera Record
11.
kemudian Save. liat hasilnya di mana anda menyimpan file tersebut.
12.
Selesai .
14. Membuat tabel
setelah anda berhasi l
membuat databases, maka langkah selanjutnya
adalah membuat tabel . Sebagai lat ihan
buat lah sebuah tabel dengan nama
data siswa,yang nant inya
tabel yang akan ki ta buat adalah
seperti berikut:
Untuk membuat tabel
tersebut ikuti langkah- langkah sebagai
berikut :
1. Setelah anda
membuat databases, maka akan tampi l
dialog box databases yang baru saja anda buat . Pada
bagian objekcts pilih / klik tables
2. Setelah anda
klik tables, pada kolom sebelah
kanan, terdapat beberapa pilihan
untuk membuat tabel seper
ti pada gambar dibawah ini:
3. Pilih Create tabel
in desing view, kemudian akan tampil dialog
untuk mengisi
data tabel yang akan kita buat .
4.
Pada field name, isikan field dari tabel yang akan dibuat, pada
data type isikan
t
ipe data yang sesuai (di isi number jika data
tabel nantinya berisi angka, diisi tek jika data tabel berisi karakter atau
kalimat )
5.
Setelah semua selesai, klik tanda silang pojok kanan atas untuk
mengakhiri
pembuatan
tabel
6.
Kemudian akan muncul dialog untuk menyimpan tabel tersebut ,
klik yespada
dialog tersebut
7.Muncul
dialog untuk menyimpan,pada field name isikan dengan nama data siswa,
kemudian klik save
8.Jika
pembuatan tabel anda telah berhasil ,maka anda akan berada pada lembar kerja
ms. Acces dan nama tabel anda akan ditampilkan
Mengisi
data tabel
Setelah
anda melakukan praktek 1, maka
bukalah dokumen praktek 1 dengan cara
sebagai
ber ikut :
1.
Klik menu f i le – open
2.
Klik nama databases yang telah anda
simpan pada praktek 1, kemudian klik open
3.
Setelah terbuka kl ik 2 kal i pada tabel yang
telah anda buat pada prektek 1
4.
Kemudian akan di tampi lkan sebuah tabel dengan field sesuai
yang telah anda buat
5.
Isikan data tabel tersebut seperti pada gambar dibawah,untuk kolom/ field
ID, anda
kosongkan (tidak diisi) secara otomatis akan dIisi oleh komputer.Untuk berpindah
baris/kolom tekan tombol Tab pada keyboard anda
6.
Setelah selesai, anda klik tombol silang pada pojok kanan atas
- Merubah
struktur tabel
Tabel
yang telah ki ta buat, dapat kita edit/rubah sesuai dengan kebutuhan.Kita dapat
merubah
struktur tabel seperti : mengganti nama field/kolom, menghapus field,
menambah
field dan merubah type data.
15. Merubah nama field/kolom
Kita
akan merubah nama field dari tabel yang pernah kita buat pada praktek
1,dengan
cara
sebagai berikut :
1.
Buka databases yang beris tabel tersebut (data siswa)
2.
Klik satu kali pada nama tabel anda (data siswa)
3.
Klik design
4. Ms.Acces akan
menampilkan form seperti ketika kita pertama kali membuat tabel
5.
Rubah field alamat dengan nama telephon
6.
Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas
16. Menyisipi field
Sebagai
latihan kita akan menambahkan/menyisikan satu buah field setelah field nama
dengan
nama tgl.lahir, ikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1.
Lakukan langkah- langkah seperti diatas sampai point 3
2.
Kemuduian blok field nama, dengancara letakkan kursor pada sebelah kiri field
nama
sampi kursor membentuk anakan panah kekanan,kemudian klik satu kali
3.
Klik menu insert–rows
4.
Isikan nama f ield dengan nama Tgl_lahi r
5.
Setelah selesai kl ik tombol si lang pada pojok kanan atas
17. Menghapus
field
Sebagai
latihan kita akan menghapus satu buah field kelas, ikuti langkah-langkah
sebagai
berikut:
1.
Lakukan langkah-langkah seperti diatas sampai point 3
2.
Kemuduian blok field kelas,dengan cara seperti diatas
3.
Klik menu edit –delete, jika ada konfirmasi klik yes
4.
Setelah selesai klik tombol silang pada pojok kanan atas
18. MEMBUAT LAPORAN
Sebagai
lat ihan buat lah sebuah tabel data siswa, kemudian simpan
dengan nama siswa
Kemudian
but lah laporan dengan langkah- langkah sebagai berikut :
1. Klik
report pada bagian object
2.
Klik 2 kali pada create report by using wizard
3.
Kemudian akan tampil form report wizard seperti gambar
dibawah ini
4.
Pada tabel /queries pilih tabel siswa, kemudian pindahkan
semua field ke kolom
sebelah
kanan ( kecuali ID)denga ncara klik field kemudian klik anak
panah
lebih
besar ( > ) . Klik next
5.
Klik next sekali lagi, muncul form wizard konfirmasi untuk pengurutan data,
pada
baris
1 isikan no, kemudian klik next, Klik next beberapa
kali sampai tombol next tidak aktiv, kemudian klik tombol finish
TERIMA KASIH....
sumber: https://marviend.wordpress.com/2012/12/01/ms-acces/
